Różnica między EOI a RFP

Szereg decyzji podejmowanych przez organizację ma wpływ na zamówienia, które mogą radykalnie wpłynąć na całkowity koszt podjęcia określonej decyzji. Zamówienia obejmują procesy takie jak wybór dostawcy, określenie warunków płatności, weryfikacja strategiczna, negocjacje umów oraz zakup usług i towarów. Jest to związane z pozyskiwaniem lub nabywaniem wszystkich usług i towarów, które są ważne dla organizacji.

W sektorze prywatnym proces udzielania zamówień jest uważany za funkcję na poziomie strategicznym, która pomaga poprawić rentowność firmy. Nie tylko usprawnia procesy i obniża całkowitą cenę surowców, ale także pozwala organizacjom zidentyfikować najlepsze źródła dostaw. Podsumowując, jest to pomocne w zapewnieniu płynnego działania.

W sektorze publicznym kierownictwo wyższego szczebla jest odpowiedzialne za zmniejszenie dolnej linii. Tylko kilku pracowników zarządza funkcją zakupów, co zwiększa prawdopodobieństwo korupcji w tym sektorze. Dlatego istnieje potrzeba zwiększenia ogólnej wydajności firmy. Na przykład można przeszkolić pracowników w celu zwiększenia ich wydajności i poprawy jakości ich usług, w wyniku czego można poprawić wydajność.

Z biegiem czasu wprowadzono szereg terminów dotyczących konsultacji przetargowych, propozycji i dużego zarządzania, w tym szeregu akronimów związanych z zamówieniami. Niewiele firm zna te warunki, ale będąc przedsiębiorcą lub właścicielem małej firmy, jeśli chcesz skutecznie zarządzać gotowością kupującego do zakupu, ważne jest, aby znać ich cele. Przykłady obejmują RFI (Zapytanie o informacje), EOI (Wyrażenie zainteresowania), RFP (Zapytanie o ofertę), RFT (Zapytanie o ofertę) i ZO (Zapytanie o wycenę). Każdy z tych warunków służy specjalnemu celowi w funkcji zaopatrzenia.

EOI i RFP są najczęściej używanymi terminami w funkcji zaopatrzenia, a każdy z nich ma określoną rolę w usprawnieniu całego procesu. Wiele osób myli te warunki podczas wykonywania procesów. Aby uzyskać lepszy obraz różnic między nimi, ważne jest, aby wiedzieć, co oznaczają te terminy.

EOI (wyrażenie zainteresowania)

Wyrażenie zainteresowania (EOI), znane również jako rejestracja zainteresowania (ROI), ma podobną funkcję jak żądanie informacji (RFI). Jest stosowany jako proces sprawdzający na początkowych etapach zamówienia, aby stworzyć formalne i bardziej szczegółowe zapytanie ofertowe lub RFT (późniejszy etap funkcji zamówień). Kiedy firma wydaje EOI, konieczne jest oszacowanie zdolności rynku do dostarczenia lub zebrania większej ilości informacji przed przejściem do RFT. Firma dokonująca zakupu raczej nie wyznaczy wykonawcy za pośrednictwem EOI. Aby tak się stało, proces musi postępować, aż dotrze do RFT.

EOI jest rodzajem otwartego przetargu, który umożliwia każdej firmie zgłoszenie się. Powoduje to ostrą konkurencję i zapewnia korzyść polegającą na umożliwieniu nowym i potencjalnym dostawcom zabezpieczenia ich pracy. Jednak w umowach budowlanych jest w dużej mierze krytykowany za przyciąganie dostawców, którzy nie są odpowiedni do umowy, co powoduje stratę czasu, pieniędzy i wysiłku.

Reklama, która wymaga EOI, musi zawierać opis instytucji zamawiającej, opis umowy (taki jak budżet i skala), rodzaj umowy, trasa zamówienia, warunki, adres i termin składania ofert oraz inne szczegóły (w tym dane kontaktowe , opis organizacji, możliwości techniczne i związane z nimi doświadczenie, dostępność personelu i ich doświadczenie itp.)

Zapytanie ofertowe (Zapytanie ofertowe)

Z drugiej strony zapytanie ofertowe, znane również jako Zapytanie ofertowe (RFO), jest dokumentem, który można łatwo modyfikować. Jest stosowany głównie, gdy nabywca szuka rozwiązania opartego na rozwiązaniu, aby spełnić jego wymagania oraz w przypadkach, gdy inne czynniki (bez ceny) są kluczowe dla oceny każdej oferty. Jest również stosowany w sytuacjach, w których nie są dostępne jasne rozwiązania lub specyfikacje, a dział zakupów szuka wielu innowacji i opcji. Instrumenty te są bardziej elastyczne niż RFT (który zwykle ma dobrze zdefiniowane rozwiązania lub specyfikacje). Zapytanie ofertowe jest wykorzystywane głównie w profesjonalnych usługach, w których rozwiązania nie można łatwo zdefiniować.

Zapytanie ofertowe zawiera podstawowe informacje o organizacji i jej branży. Żądanie zawiera specyfikacje wyjaśniające rozwiązania, których szuka organizacja. Ponadto zawiera także kryteria oceny, w jaki sposób klasyfikowane są wnioski, zestawienie prac, które opisuje zadania, które ma wykonać oferent wygrywający umowę, oraz ramy czasowe zakończenia projektu.

Zapytanie ofertowe jest zwykle tworzone ze względu na złożony charakter projektu. Firmy mogą korzystać z różnych ofert, szukając dobrze zintegrowanego rozwiązania od wielu dostawców. Na przykład, jeśli firma planuje przenieść swoją działalność ze środowiska papierowego na środowisko komputerowe, może poprosić o propozycję oprogramowania i sprzętu oprócz szkolenia wymaganego do instalacji i integracji nowych systemów w firmie.

W sektorze publicznym podmioty mogą wystawić zapytanie ofertowe za stworzenie otwartej konkurencji w celu obniżenia kosztów rozwiązania. Należy jednak zauważyć, że zapytanie ofertowe najbliższe specyfikacjom niekoniecznie musi być ofertą o najniższej cenie. Akceptując ofertę, firmy muszą przeprowadzić analizę kosztów i korzyści, aby upewnić się, że koszt nie przeważa nad korzyściami.

Różnice

Oto niektóre z różnic między EOI a RFP:

• Różne poziomy zakupów

EOI jest często wykonywane na początkowym poziomie zamówień. Można go zwolnić w przypadkach, gdy nabywca nie chce uzyskać wkładu ze strony przemysłu, aby ograniczyć wymagania, które ostatecznie pojawią się na rynku w późniejszych etapach. Jak już wspomniano, zapytanie ofertowe zwykle stanowi następny krok; przy czym nabywca poszukuje rozwiązań opartych na rozwiązaniach dotyczących dostarczania produktu lub usług.

• Etapy EOI i RFP

EOI zwykle ma wiele etapów. Służy do umieszczania na liście potencjalnych dostawców lub dostawców przed wyszukaniem kompleksowych ofert od zakwalifikowanych oferentów. Przeciwnie, zapytanie ofertowe może mieć jeden etap lub może mieć wiele etapów.

• Kiedy stosuje się EOI i RFP?

EOI stosuje się w przypadkach, w których wymagane informacje (od oferentów) są konkretne, ale nie ma pewności, czy dostawca będzie w stanie świadczyć usługi i towary zgodnie z wymogami. Ponadto w przypadku EOI nabywcy nie mają wystarczających informacji, aby sformułować szczegółowy wniosek. Z drugiej strony, RFP jest stosowane w przypadkach, w których wymaganie jest odpowiednio zdefiniowane, ale firma szuka elastycznego lub innowacyjnego rozwiązania. Innymi słowy, nabywca szuka przesłań zorientowanych na rozwiązanie, aby spełnić wymagania.

Bardzo ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z różnych poziomów procesów udzielania zamówień, aby podejmować skuteczne decyzje poprzez systematyczny przepływ informacji. Dokładne zrozumienie tych terminów i ich użycie w procesie pozwala firmie usprawnić procesy i uzyskać głębszy wgląd w całą funkcję zakupów.