Różnica między sekretarzem a recepcjonistą

Kluczowa różnica - Sekretarz kontra Recepcjonista
 

Sekretarz i Recepcjonista to dwa ważne stanowiska w każdej organizacji, między którymi można podkreślić pewne różnice. Te dwa posty mają różne role, funkcje i obowiązki do wykonania wbrew powszechnemu błędnemu przekonaniu, że są to te same prace. Podczas gdy sekretarka jest raczej osobistym asystentem lub asystentem administracyjnym, recepcjonistka jest pierwszą osobą, z którą się spotyka, gdy wchodzi do organizacji. Zobaczmy różnicę między funkcjami sekretarki i recepcjonistki.

Kto jest sekretarzem?

Według Oxford English Dictionary, Sekretarz jest urzędnikiem administracyjnym w organizacji zatrudnionym do pisania listów, prowadzenia rejestrów itp. Funkcje sekretarki różnią się w zależności od wielkości organizacji. Podczas gdy w małej firmie może być konieczne wykonywanie podwójnych obowiązków zarówno recepcjonistki, jak i sekretarki, w dużych organizacjach jest ona osobą, która organizuje harmonogram swojego szefa, otrzymuje i odpowiada na wszystkie maile, zamawia dostawy, planuje spotkania z szefem, pisze ważne listy i tak dalej.

Sekretarz musi mieć dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny oraz umiejętności szybkiego pisania na klawiaturze. Wiele firm woli zatrudniać osoby posiadające dodatkowy certyfikat umiejętności na poziomie sekretarza. Przejdźmy teraz do zrozumienia roli recepcjonisty, aby uzyskać jasne pojęcie o różnicy między nimi.

Kto jest recepcjonistą?

Recepcjonista jest zwykle zobowiązany do witania ludzi w recepcji i kierowania ich do różnych działów w zależności od ich wymagań. Jest także osobą, która musi obsługiwać połączenia przychodzące i odpowiadać na zapytania, a także słuchać skarg. Osoby pragnące spotkać ważną osobę w organizacji muszą się z nią spotkać, aby uzyskać datę i godzinę spotkania.

Kiedy dzwonisz do dowolnej firmy, zwykle słyszysz głos recepcjonistki. Recepcjonista musi dbać o wszystkich gości i musi mieć przyjemną osobowość, pomocną postawę i słodki głos, aby wywrzeć na nich wrażenie. Musi mieć etykietę telefoniczną, aby maksymalnie sprawnie obsługiwać wszystkie zapytania biznesowe i zamieniać zwykłe zapytania w prawdziwych klientów.

Oczywiste jest zatem, że istnieją duże różnice w rolach, obowiązkach i funkcjach sekretarza i recepcjonisty.

Jaka jest różnica między sekretarzem a recepcjonistą?

Definicje Sekretarza i Recepcjonistki:

Sekretarz: Urzędnik administracyjny w organizacji zatrudniony do pisania listów, prowadzenia rejestrów itp.

Recepcjonista: Osoba, która wita i zajmuje się gośćmi w biurze.

Charakterystyka Sekretarza i Recepcjonistki:

Obowiązki:

Sekretarz: Sekretarka organizuje harmonogram swojego szefa, odbiera i odpowiada na wszystkie maile, zamawia zapasy, planuje spotkania z szefem, pisze ważne listy itp..

Recepcjonista: Recepcjonista wita ludzi w recepcji i kieruje ich do różnych działów w zależności od ich potrzeb. Musi także obsługiwać połączenia przychodzące i odpowiadać na zapytania, a także słuchać skarg.

Wymagania:

Sekretarz: Konieczne jest zaświadczenie o umiejętnościach sekretarskich.

Recepcjonista: Określona umiejętność nie jest wymagana; jednak jednostka musi mieć przyjemną osobowość, pomocną postawę i słodki głos. Powinna także być skuteczna w swojej pracy.

Zdjęcie dzięki uprzejmości:

1. Sekretarz skarbnik 32B [domena publiczna], za pośrednictwem Wikimedia Commons

2. „Recepcjoniści” Evana Bencha z Paryża, Francja - Recepcja. [CC BY 2.0] za pośrednictwem Wikimedia Commons