Licencje i zezwolenia są powszechnie stosowane w większości krajów i stanów. W większości krajów pracownicy i inni pracownicy otrzymują zezwolenia na pracę w określonej branży. Z drugiej strony, licencje są wykorzystywane, aby umożliwić firmom rozpoczęcie działalności. Wydawanie pozwoleń i licencji jest niezbędną metodą pomocy państwom w regulacji inwazyjnych produktów lub usług. Tych dwóch można użyć do monitorowania, kto może posiadać tak inwazyjną aktywność, a także w jaki sposób. Państwa używają licencji i zezwoleń, aby regulować import, procesję, transport oraz wydawanie towarów i usług.
Licencja jest prawnie wiążącą umową, która pozwala komuś lub cokolwiek zrobić, posiadać, wykonać działanie lub skorzystać z usługi, o ile zgadzają się na podane warunki. Przykładami licencji są prawa jazdy, licencje na oprogramowanie i licencje biznesowe. Wszystkie mają dołączone warunki i muszą być przestrzegane, aby licencja została wprowadzona w życie.
Licencje są udzielane opinii publicznej przez odpowiednie władze. Są one konieczne, ponieważ zapewniają rządowi i odpowiednim władzom wgląd w regulację różnych działań, a także pomagają społeczeństwu angażować się w działania regulowane. Głównym celem licencji jest uregulowanie działalności, a jednocześnie zapewnienie, że działania nie zostaną odmówione publicznie.
Zezwolenie to oficjalny dokument, który daje indywidualne zezwolenie na prowadzenie działalności. Jest to również dokument prawny, który osoba musi posiadać przed rozpoczęciem określonej działalności. Na przykład osoba może mieć prawo jazdy przed osiągnięciem określonego wieku, a po osiągnięciu tego wieku wydawane jest prawo jazdy. To samo dotyczy osoby, która ma licencję na prowadzenie działalności w zakresie zwalczania szkodników, ale musi mieć pozwolenie na przechowywanie chemikaliów. W branżach transportowych może być również wymagane zezwolenie na przekroczenie określonych punktów i transport niektórych towarów.
W większości przypadków licencje są stałe, a zezwolenia tymczasowe. Na przykład, podczas prowadzenia pojazdu, prawo jazdy jest ważne przez okres do dwóch lat w większości miejsc, podczas gdy prawa jazdy są stałe, chociaż można je również unieważnić w przypadku niewłaściwego korzystania z tego prawa jazdy.
Licencje mają niewiele ograniczeń, jeśli takie istnieją. Z drugiej strony pozwolenia mają wiele ograniczeń. Zezwolenia ograniczają czas, w którym czynność może być wykonywana, kto ją wykonuje, gdzie czynność jest wykonywana, a także czy dostępny jest nadzór. Większość czynności wykonywanych za pośrednictwem licencji nie ma takich ograniczeń. Na przykład prawo jazdy nie ma ograniczeń co do tego, gdzie, kto i kiedy jechać, o ile znajduje się na dozwolonym terytorium.
Zezwolenia wymagają regularnych kontroli przepisów bezpieczeństwa od odpowiednich organów. Z drugiej strony licencje mogą wymagać inspekcji, ale nie tak regularne.
Chociaż wygląd nie jest głównie związany z wydawaniem, licencje i pozwolenia mogą w większości przypadków nie być podobne. Na przykład większość zezwoleń może być naklejką, ale licencja może zostać zaktualizowana do karty.