Dane są najważniejszym zasobem każdej organizacji. Dlatego należy upewnić się, że dane są prawidłowe i użyteczne za wszelką cenę. Walidacja i weryfikacja danych to dwa ważne procesy zapewniające, że dane posiadają te dwie cechy. Sprawdzanie poprawności danych zapewnia, że dane są czyste, poprawne i znaczące, a weryfikacja danych zapewnia, że wszystkie kopie danych są tak dobre, jak oryginalne. Oba te procesy gwarantują, że organizacja nie straci pieniędzy z powodu nieoczekiwanych błędów w danych.
Sprawdzanie poprawności danych polega na upewnieniu się, że dane są prawidłowe (czyste, poprawne i przydatne). Procedury sprawdzania poprawności danych wykorzystują reguły sprawdzania poprawności danych (lub procedury sprawdzania), aby zapewnić ważność (głównie poprawność i znaczenie) danych. Zapewnia również ważność danych wejściowych w celu utrzymania bezpieczeństwa systemu. Reguły te są automatycznie wdrażane za pomocą słowników danych. Sprawdzanie poprawności danych można również wdrożyć poprzez zadeklarowanie reguł integralności danych lub procedur egzekwujących reguły biznesowe (szczególnie w aplikacjach biznesowych). Te reguły biznesowe są zwykle rejestrowane podczas wstępnej analizy wymagań biznesowych przeprowadzanej przez analityków biznesowych. Bardzo ważne jest wdrożenie reguł biznesowych na początku procesu, ponieważ nieprawidłowo zweryfikowane dane zwykle mają negatywny wpływ na realizację procesu biznesowego.
Najprostszą formą sprawdzania poprawności jest sprawdzenie danych wejściowych, aby upewnić się, że składają się one ze znaków z „prawidłowego” zestawu. Na przykład proces sprawdzania poprawności aplikacji spisu telefonów powinien zweryfikować wprowadzone numery telefonów, aby upewnić się, że zawierają one tylko cyfry, symbole plus / minus i nawiasy (i nic więcej). Trochę bardziej zaawansowane procesy sprawdzania poprawności mogłyby również sprawdzić pole kodu kraju, aby sprawdzić, czy są to prawidłowe kody kraju.
Weryfikacja danych to proces sprawdzania kopii danych, aby upewnić się, że jest dokładnie równa oryginalnej kopii danych. Weryfikacja danych jest zwykle wymagana po utworzeniu kopii zapasowej danych. Większość nowoczesnych programów do tworzenia kopii zapasowych ma wbudowane funkcje weryfikacji. Nawet oprogramowanie do nagrywania płyt pozwala przeprowadzać weryfikację pod koniec procesu nagrywania. Jeśli dane na nagranym dysku są zweryfikowane, wszystko jest w porządku. Ale jeśli nie, musisz wyrzucić ten dysk i nagrać ponownie. Weryfikacja danych jest bardzo ważnym procesem, ponieważ zapewnia poczucie bezpieczeństwa, ponieważ masz pewność, że możesz faktycznie użyć danych z kopii zapasowej na wypadek utraty lub uszkodzenia oryginalnych danych. Oprogramowanie weryfikacyjne zwykle upewnia się, że kopia jest czytelna, a zawartość jest dokładnie dopasowana do oryginalnej. Zajmuje to więcej czasu niż zwykłe tworzenie kopii zapasowych, ale jest warte zachodu. Ale zwykle duże przedsiębiorstwa wykonują automatyczne kopie zapasowe w nocy, więc wydłużenie czasu z powodu procesu weryfikacji nie jest poważnym problemem.
Sprawdzanie poprawności danych jest zwykle wykonywane na oryginalnej kopii lub danych wejściowych do systemu, podczas gdy weryfikacja danych odbywa się na kopiach (lub kopiach zapasowych) danych. Sprawdzanie ważności danych wejściowych jest bardzo szybkie w porównaniu z długimi procesami weryfikacji, które mają miejsce po utworzeniu kopii zapasowej. Walidacja może służyć do ochrony danych przed błędami popełnianymi przez użytkowników, natomiast weryfikacja może być wykorzystywana do ochrony danych przed problemami wynikającymi z błędów systemowych.