Aby lepiej zrozumieć różnicę między programem Outlook a programem Exchange, musisz znać różnicę między klientem e-mail a serwerem poczty. Serwer pocztowy to system, który przechowuje wysyłane i odbierane wiadomości e-mail oraz zarządza nimi przez sieć, zwykle przez Internet. Pomyśl o serwerze pocztowym jako o przyjaznym dostawcy z sąsiedztwa, który odbiera wiadomości e-mail od lokalnych użytkowników i przekierowuje je do dostarczenia. Serwer pocztowy wysyła i odbiera wiadomości e-mail przy użyciu standardowych protokołów e-mail, takich jak protokoły IMAP i POP3. Klient e-mail służy do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail. Na przykład poczta internetowa to klient poczty e-mail, który jest zainstalowany na serwerze i działa w prawie każdej przeglądarce internetowej. Microsoft Outlook to klient poczty e-mail, a Exchange to zastrzeżony serwer poczty elektronicznej i serwer kalendarza firmy Microsoft.
Microsoft Outlook to klient poczty e-mail służący do wysyłania i odbierania wiadomości elektronicznych przez sieć przy użyciu standardowych protokołów e-mail. To bardziej jak program, który jest czymś więcej niż tylko aplikacją do zarządzania pocztą elektroniczną; w rzeczywistości jest częścią pakietu oprogramowania i programów Microsoft Office, które umożliwiają zarządzanie e-mailami, kontaktami, książką adresową, zadaniami, kalendarzem - wszystko w jednym miejscu. Zasadniczo jest to stacjonarny klient poczty e-mail zainstalowany na komputerze i służy głównie do zarządzania pocztą e-mail i został zaprojektowany jako niezależny menedżer danych osobowych.
Microsoft Exchange to aplikacja serwera poczty e-mail i serwer zarządzania danymi osobowymi, działający w systemie operacyjnym Windows Server. Jest to oprogramowanie opracowane przez firmę Microsoft, którego zadaniem jest przyspieszenie i zwiększenie wydajności wysyłania wiadomości e-mail. Jest to zastrzeżony produkt firmy Microsoft, składający się z klienta poczty e-mail Microsoft Outlook i serwera Microsoft Exchange zapewniającego zintegrowany system do przechowywania i zarządzania wszystkimi wiadomościami e-mail, wiadomościami, kontaktami, zadaniami i innymi elementami w scentralizowanej bazie danych. Microsoft Exchange jest również znany jako Windows Messaging. Krótko mówiąc, jest to program działający na serwerze i zarządzający wszystkimi wiadomościami e-mail.
Microsoft Outlook jest jednym z wielu klientów e-mail używanych do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail przez sieć, zwykle przez Internet. Chociaż często jest używany jako klient poczty e-mail, jest czymś więcej niż tylko aplikacją poczty e-mail. Jest to część zastrzeżonego oprogramowania i programów pakietu Microsoft Office, które ułatwia zarządzanie wiadomościami e-mail, kontaktami, kalendarzem, a nawet sieciami społecznościowymi - wszystko w jednym miejscu. Microsoft Exchange to zastrzeżony produkt Microsoft, który składa się z Microsoft Exchange Server i Microsoft Outlook. Jest to po prostu rozwiązanie serwera e-mail opracowane przez Microsoft.
Zasadniczo obie aplikacje działają razem, jedna po stronie serwera, a druga po stronie klienta. Microsoft Exchange to pakiet oprogramowania działający po stronie serwera, zapewniający zaplecze scentralizowanego systemu do obsługi wiadomości e-mail, wiadomości, kalendarzy i zadań. Służy do odbierania i przechowywania wysłanych wiadomości e-mail. Z drugiej strony program Outlook to stacjonarny klient poczty e-mail, aplikacja zainstalowana na komputerze służąca do komunikacji i synchronizacji z programem Exchange. Służy do pobierania wiadomości e-mail z serwera Exchange. Aby to zrobić, powszechnie używany jest protokół POP (Post Office Protocol).
Dzięki Microsoft Exchange wysyłanie e-maili jest szybsze i bardziej wydajne niż kiedykolwiek. Wiadomości e-mail mogą być dostarczane bezpośrednio na serwer za pomocą Microsoft Exchange. Został zaprojektowany w celu scentralizowania wiadomości e-mail w jednej zintegrowanej bazie danych, dzięki czemu można je okresowo tworzyć kopie zapasowe, aby w pierwszej kolejności uniknąć ich utraty. Microsoft Outlook przypomina bardziej osobistego menedżera informacji, który nie tylko zapewnia dostęp do serwera Exchange, ale także obejmuje kalendarz, menedżera kontaktów, menedżera zadań, przeglądanie stron internetowych, książkę adresową i inne. Wszystko to jest zawarte w pakiecie oprogramowania i programów pakietu Microsoft Office wraz z programami Excel, Word i PowerPoint.
Microsoft Exchange jest hostowany na serwerze, więc wymaga konserwacji i aktualizacji. Może być również kłopotliwy, co również jest czasochłonne i frustrujące. Zachowuje jednak poufność wiadomości e-mail, czyniąc je mniej podatnymi na zagrożenia bezpieczeństwa, takie jak hakerzy i ataki wirusów. Z drugiej strony Microsoft Outlook to program do zarządzania pocztą e-mail, który synchronizuje wszystkie wiadomości e-mail bezpośrednio w kalendarzu lub kontaktach. Jest również wyposażony w zintegrowaną funkcję wyszukiwania, która umożliwia wyszukiwanie określonych słów kluczowych w celu filtrowania setek tysięcy wiadomości e-mail, kontaktów i dat.
Dostęp do Microsoft Outlooka można również uzyskać z przeglądarki internetowej za pośrednictwem programu Outlook w Internecie - internetowego klienta poczty e-mail. Poprzednio Outlook Web App, Outlook w Internecie zapewnia podobny interfejs do Microsoft Office pakietu Office, ale bez konieczności instalowania pełnego pakietu aplikacji. Umożliwia dostęp do wiadomości e-mail, kontaktów, kalendarzy i zadań z opartej na chmurze Microsoft Exchange Online i Microsoft Exchange Server. Microsoft Exchange Server to aplikacja serwerowa, której należy używać wraz z systemem operacyjnym Windows Server.
Chociaż obie aplikacje współpracują ze sobą, Microsoft Exchange zapewnia zaplecze scentralizowanego systemu do obsługi wiadomości e-mail, wiadomości, kalendarzy i zadań, podczas gdy Outlook to stacjonarny klient poczty e-mail, który synchronizuje się z serwerem Exchange. Microsoft Outlook jest częścią pakietu aplikacji Microsoft Office obejmującego e-maile, menedżera zadań, menedżera kontaktów, notatki, czasopismo, przeglądanie stron internetowych i wiele innych. Microsoft Exchange należy do kategorii oprogramowania serwerowego i jest przeznaczony wyłącznie do użytku z systemem operacyjnym serwera, takim jak Windows Server. Krótko mówiąc, Exchange to rozwiązanie do zarządzania pocztą e-mail, które pozwala użytkownikom mieć własny system pocztowy.