Do tego czasu każdy, kto ma dostęp do komputera, prawdopodobnie ma wiadomość e-mail. Powoli stał się on istotną częścią komunikacji, szczególnie dla osób, które dużo podróżują. Ale większość z nas nie wie, co dzieje się za sceną programu, którego używamy do uzyskiwania dostępu do naszych wiadomości e-mail. Zamiast używać jednego protokołu do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail, stosowane są 2 protokoły; jeden do wysyłania, a drugi do pobierania. Na razie w przypadku wysyłania wiadomości e-mail protokołem był tylko SMTP (Simple Mail Transport Protocol), więc nie mamy opcji w tym zakresie. Ale na końcu mamy dwa protokoły do wyboru. Pierwszym z nich jest POP (Post Office Protocol), a późniejszy IMAP (Internet Message Access Protocol).
POP jest starszy z tych dwóch i jest używany od bardzo dawna i jest dość niezawodny w odzyskiwaniu naszych e-maili. IMAP, choć nowszy, okazał się również bardzo dobrym protokołem do otrzymywania wiadomości e-mail. Chociaż mają tę samą funkcję, implementacja tej funkcji różni się znacznie w obu aplikacjach. Za każdym razem, gdy POP uzyskuje dostęp do serwera poczty, pobiera wszystkie wiadomości e-mail i usuwa zawartość serwera, zachowując wszystkie wiadomości lokalnie. Z drugiej strony IMAP tego nie robi; odczytuje tylko wszystkie wiadomości e-mail na serwerze i pobiera to, co użytkownik chce przeczytać. Nie usuwa również niczego na serwerze. Implikacje mogą początkowo nie wydawać się oczywiste, ale gdy używasz wielu komputerów lub urządzeń do sprawdzania poczty e-mail, staje się jasne, że dzięki POP po pobraniu wiadomości e-mail na komputer służbowy nie będzie ona już widoczna na komputerze domowym, ponieważ zostało już usunięte. Dzięki IMAP tak się nie stanie.
Kolejną doskonałą funkcją IMAP jest tryb bezczynności. Gdy tylko zalogujesz się na serwerze pocztowym, nie zostaniesz rozłączony, dopóki się nie wylogujesz. Zapewnia to powiadomienia w czasie rzeczywistym za pośrednictwem programu pocztowego. Dzięki POP odczytuje tylko e-mail, a następnie rozłącza się, po kilku godzinach musisz ponownie sprawdzić skrzynkę odbiorczą, aby zobaczyć, co się zmieniło. Inni klienci poczty utworzyli w tym celu poprawki, sprawdzając POP w określonych odstępach czasu dla nowych wiadomości e-mail.
Chociaż protokół POP jest nadal szeroko stosowany, może być bardziej korzystne, aby przejść na protokół IMAP. Funkcje, które zapewnia, sprawiają, że obsługa poczty e-mail jest trochę łatwiejsza.