Różnica między strukturą podziału pracy (WBS) a strukturą podziału zasobów (RBS)

Struktura podziału pracy jest ważnym elementem każdego projektu. Za pośrednictwem WBS kierownik projektu ma dobrą pozycję, aby podzielić pracę, którą zespół musi wykonać, na małe sekcje, którymi można łatwo zarządzać, podczas gdy RBS jest uważany za ważną część wydajności, jeśli chodzi o zarządzanie projektem. Za pomocą RBS kierownik projektu jest w stanie skompilować listę zasobów potrzebnych do wykonania danego zadania w kolejności hierarchicznej.

Co odróżnia RBS od WBS

WBS to wizualna reprezentacja całego zakresu prac, które należy wykonać, w podziale na mniejsze segmenty, które każdy członek zespołu projektowego jest w stanie zrozumieć. Wynika to z faktu, że na każdym poziomie ukończenia znajdują się definicje i szczegóły dotyczące tej fazy. Przeciwnie, RBS można podzielić na zasoby geograficzne lub zasoby organizacyjne. Niektóre inne narzędzia niezbędne do prawidłowego i wydajnego RBS obejmują szacowanie zasobów, kalendarz zasobów i listy działań.

Powodem tego jest fakt, że kiedy zarządzasz jakimkolwiek projektem, będziesz musiał pracować z różnymi komponentami projektu i zasobami projektu, aby ukończyć projekt. Dobrym przykładem są członkowie zespołu projektowego.

Musisz upewnić się, że są produktywne i strategicznie przygotowane przez cały okres realizacji projektu.

Teraz, jeśli planujesz stworzyć WBS, który jest skuteczny, poniżej przedstawiono niektóre z ważnych wskazówek, które pomogą Ci to zrobić:

• Projekt / końcowy produkt jest zawsze na najwyższym poziomie
• Nie zawsze musisz definiować wszystkie elementy na tym samym poziomie
• Grupy robocze nie powinny zająć więcej niż 10 dni
• Każda grupa robocza musi być niezależna
• Grupy robocze nie powinny się powielać w całej strukturze

Poniżej przedstawiono prostą reprezentację segmentu WBS do budowy domu:

Budowa domu

                                              Fundacja                     Wnętrze zewnętrzne

Ukończenie                         24% 45% 30%

Budżet                               50 000 USD 86 000 USD 72 000 USD

Pokazuje różne części projektu, które mają zostać zrealizowane, i dostarcza więcej informacji na temat potrzebnego dla nich budżetu i poziomu realizacji.

WBS jest zatem mapą / konspektem konkretnego projektu. Główny projekt jest kluczowym produktem dostarczanym w WBS, a stamtąd jest on podzielony na mniejsze podkategorie, każda ze szczegółowym opisem, w jaki sposób zostaną dostarczone.

Z drugiej strony, mówiąc o RBS, musisz wiedzieć, że działa przy użyciu niektórych ważnych narzędzi. Kierownicy projektu są instruowani, aby zatrudniać lub wykonywać skuteczne RBS przy użyciu tych narzędzi. Są to:

• Lista aktywności

To jest lista wszystkich działań, które są kluczowe dla zakończenia projektu. Kierownik projektu nie potrzebuje tylko listy, musi także uzyskać jak najwięcej informacji o tych listach. Informacje te będą również obejmować zasoby zużywane przez wymienione działania.

• Oszacowanie zasobów

Aby każde działanie zostało wykonane w sposób produktywny, wydajny i, co ważniejsze, opłacalny, kierownik projektu musi oszacować ilość, rodzaj i różnorodność potrzebnych zasobów.

Jeśli te szacunki są wypaczone, osiągnięcie celów projektu może być niemożliwe lub w całości projekt może się nie powieść.

• Kalendarz zasobów

Kalendarz zasobów dotyczy dostępności zasobów w czasie. Kierownik projektu będzie potrzebował listy wszystkich zasobów potrzebnych do ukończenia projektu.

Zasoby te należy również wymienić na podstawie ich dostępności w perspektywie długoterminowej. Informacje te są ważne dla kierownika projektu, aby ustalić, czy potrzebne zasoby będą dostępne w określonym czasie, aby projekt nie utknął w martwym punkcie.

W tej chwili RBS staje się coraz ważniejszy, a oprogramowanie do zarządzania projektami włącza je do swojej struktury. Jeśli korzystasz z dowolnego programu do zarządzania projektami, możesz się zalogować i sprawdzić dostępność potrzebnych zasobów, a co ważniejsze, w jaki sposób są one klasyfikowane.

Zasadniczo pomaga to organizacji w tym sensie, że kierownicy projektów mogą przeglądać wiele szczegółów z prostej bazy danych na temat wszystkich wykorzystywanych zasobów.

Znaczenie WBS a koncentracja RBS

Istnieje kilka kluczowych korzyści, które kierownik projektu i zespół projektowy mogą czerpać z WBS, poza organizowaniem i definiowaniem prac niezbędnych do ukończenia projektu. Dzięki WBS łatwiej jest przydzielić budżet z najwyższych poziomów struktury. Po wykonaniu tej czynności budżety dla każdego działu można uporządkować na podstawie podziału w WBS.

Szacunki kosztów i czasu są zwykle podawane dla każdej sekcji WBS. W ten sposób łatwiej jest opracować harmonogram i odpowiedni budżet dla całego projektu.

Dzięki WBS łatwiej jest również śledzić wydajność poszczególnych sektorów projektu. Kierownik projektu jest w dobrej pozycji, aby powiedzieć o koszcie wykonania projektu, zidentyfikować obszary problemowe i, co ważniejsze, kluczowe kwestie w organizacji projektu. I odwrotnie, w RBS nacisk na hierarchiczną listę zasobów jest kluczowy. Musisz wymienić wszystkie zasoby, bez względu na to, czy są znaczące, a nawet jeśli dla ciebie wydają się zbędne. Każdy poziom projektu będzie wymagał pewnej liczby zasobów. Należy je wymienić według ich znaczenia dla ukończenia każdego poziomu i ostatecznie ukończenia całego projektu.

Wymienione zasoby są następnie dzielone na mniejsze kategorie rodzaju zasobów, które są, aby pomóc kierownikowi projektu w klasyfikacji. Klasyfikacja będzie faktycznie przebiegać dalej w różnych podgrupach, dopóki każdy z rodzajów zasobów nie zostanie zgrupowany w pojedyncze jednostki, które są łatwiejsze do zidentyfikowania i zarządzania.

Zalety WBS w porównaniu z RBS

Jedną z zalet WBS jest to, że pomaga kierownikowi projektu określić potencjalne ryzyko związane z projektem. W przypadku, gdy jakaś gałąź projektu nie została jasno zdefiniowana, staje się obszarem ryzyka, którym należy się zająć. Takie zagrożenia powinny być właściwie śledzone, a dokładny przegląd zapewniony w trakcie realizacji projektu.

W przypadku, gdy projekt wydaje się być opóźniony, kierownikowi projektu łatwiej jest odwołać się do WBS i zidentyfikować obszary, z którymi borykają się trudności, i podjąć właściwą decyzję, aby zmienić sytuację. Natomiast bezpośrednią korzyścią RBS, szczególnie w podziale zasobów na podgrupy, jest ułatwienie pracy centrów zarządzania. Nadzór staje się znacznie łatwiejszy, a proces ten oszczędza dużo czasu.

Przełożeni są w stanie śledzić każdą grupę zasobów w trakcie realizacji projektu. Łatwiej jest przyspieszyć niektóre poziomy projektu bez polegania na innych, po przydzieleniu odpowiednich zasobów do ich ukończenia. Dlatego niektóre projekty można łatwo ukończyć przed wyznaczonym terminem, szczególnie jeśli ukończenie różnych poziomów projektu nie jest współzależne.

Po wdrożeniu dobrego planu RBS kierownictwo jest również w stanie uzyskać dobry obraz całkowitej liczby zasobów dostępnych dla każdego z uczestniczących zespołów. Oprócz zrozumienia dostępnych zasobów, są oni również w stanie zarządzać sposobem ich wykorzystania.

Porównując powyższe informacje, wskazane jest przypisanie kolorów do różnych części podrzędnych w WBS. Jest to ważne, aby uzyskać mapę cieplną postępu całego projektu. Ułatwi to również zwrócenie uwagi kierownictwa na obszary projektu, które są kompletne i te, które są luźne.

WBS, jeśli jest właściwie obsługiwany, jest dobrym sposobem na zwiększenie produktywności zespołów pracujących nad projektem i zobaczenie ukończenia projektu na czas. Kierownik projektu jest w stanie zidentyfikować umiejętności niezbędne do ukończenia projektu w odpowiednim czasie, ale jeśli chodzi o RBS, musimy zrozumieć jego rodzaje. Konwencjonalny typ RBS to RBS organizacyjny. Ustanowione już hierarchiczne systemy organizacyjne zwykle pomagają w tworzeniu tego RBS. Zasoby w organizacyjnym RBS są zwykle dystrybuowane w zależności od potrzeb każdego działu organizacyjnego i grupy roboczej. Są to kategorie faktycznie zdefiniowane i ustawione przez organizację.

Geograficzny RBS jest w większości przypadków niekonwencjonalny. Głównym problemem geograficznego RBS jest dystrybucja i / lub lokalizacja danych zasobów oraz sposób ich alokacji w różnych lokalizacjach, w zależności od potrzeb organizacji.

streszczenie

Podsumowując, zarówno WBS, jak i RBS są kluczem do pomyślnego ukończenia projektu i wydajności odpowiednich zespołów projektowych. Poniżej przedstawiono kluczowe punkty, które definiują jedną ze struktur.

Struktura podziału pracy	Struktura podziału zasobów
o Grupuje pracę w kategorie	o Grupuje zasoby w kategorie
o Pomaga w nadzorowaniu postępów projektu	o Pomaga w nadzorowaniu wykorzystania zasobów
o Grupy projektowe muszą być niezależne	o Grupy zasobów mogą być od siebie zależne
o Nacisk na oś czasu projektu	o Nacisk na alokację zasobów