Różnice między systemem zarządzania zasobami ludzkimi a systemem informacji o zasobach ludzkich

Departament Zasobów Ludzkich dowolnej organizacji nie polega tylko na sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji lub zwolnieniu pracowników dla małych i średnich firm. Zajmuje się także krytycznymi kwestiami dotyczącymi zarządzania zasobami ludzkimi i systemem informacyjnym, ponieważ każdy z tych kluczowych procesów w znaczący sposób przyczynia się do rozwoju biznesu, a także bogactwa jego akcjonariuszy. Chociaż System Zarządzania Zasobami Ludzkimi (HRMS) i System Informacji Zasobów Ludzkich (HRIS) są uważane za takie same, istnieje znaczna różnica między tymi dwoma terminami. HRMS to kompletny pakiet wykorzystywany przez organizacje do zarządzania i śledzenia informacji o swoich pracownikach; podczas gdy HRIS to system baz danych lub seria baz danych, które są ze sobą powiązane i służą do śledzenia danych pracowników. HRMS jest stosunkowo bardziej szczegółowy niż HRIS.

Istnieją trzy główne cechy HRMS: zarządzanie kapitałem ludzkim, płace oraz zarządzanie czasem i pracą (TLM). Podczas gdy głównymi cechami HRIS są podstawowe zasoby ludzkie, rekrutacja lub system śledzenia kandydatów, zarządzanie nieobecnościami, szkolenia i rozwój, administracja świadczeń, zarządzanie wynagrodzeniami, przepływ pracy i raportowanie.

System zarządzania zasobami ludzkimi

System zarządzania zasobami ludzkimi jest wykorzystywany głównie do śledzenia wydajności pracowników firmy, ich potrzeb szkoleniowych i odejść. Służy również do przewidywania potrzeb pracowników na potrzeby przyszłych rekrutacji. Ten system może być traktowany jako aplikacja zarządzająca ludzką stroną HR. HRMS jest zwykle używany do oceny zadowolenia pracowników za pomocą ankiet lub formularzy wprowadzania danych. W wielu organizacjach służy do planowania przeglądów wydajności i śledzenia problemów lub problemów zidentyfikowanych w tych przeglądach. Zapewnia ponadto oszacowanie postępów pracownika w rozwiązywaniu tych problemów na podstawie kolejnych przeglądów.

System informacji o zasobach ludzkich

Z kolei System Informacji o Zasobach Ludzkich bardziej szczegółowo śledzi informacje dotyczące pracowników. Nie tylko przechowuje zaktualizowane dane kontaktowe, numer ubezpieczenia społecznego oraz informacje o podatku u źródła od pracownika, ale także przechowuje najnowsze informacje o świadczeniach, zaktualizowane potrzeby pracowników w zakresie planowania oraz obecność w każdym dziale. HRIS służy również do obliczania kosztów opieki zdrowotnej każdego pracownika i wskaźników rotacji. Zaletami tego systemu jest to, że oszczędza czas, pozwala skupić się na zarządzaniu procesem produkcyjnym, planowaniu sprzedaży firmy i poszukiwaniu nowych rynków w celu rozszerzenia działalności.

Integracja HRMS i HRIS

Oba te systemy są zazwyczaj zintegrowane przez organizacje. Aby uniknąć nieporozumień, specjaliści ds. Zasobów ludzkich powinni skoncentrować się na HRMS jako kluczowym czynniku przy podejmowaniu decyzji dotyczących zasobów ludzkich. Na przykład można go użyć do określenia rodzaju szkolenia wymaganego przez pracownika w celu spełnienia określonych celów, które zostały zdefiniowane w przeglądzie wyników.

Z drugiej strony HRIS można wykorzystać do określenia kosztów tego szkolenia i prawdopodobnych korzyści wyrażonych w dolarach, które organizacja prawdopodobnie otrzyma. Umożliwia bardziej ostrożne podejmowanie decyzji, niż zwykłe przypisywanie pracownika do konkretnego szkolenia i późniejsze poznanie jego istotnych kosztów. Dlatego w celu usprawnienia i lepszego procesu decyzyjnego użyj HRMS jako narzędzia do identyfikacji swoich wymagań, a następnie zastosuj HRIS do ustalenia oczekiwanych kosztów i korzyści z spełnienia tych wymagań.

Najlepsza aplikacja do zarządzania zasobami ludzkimi zawsze będzie zawierać zintegrowane zadania HRMS i HRIS w jednym solidnym systemie, ponieważ umożliwia użytkownikom obsługę wszystkich ważnych zadań HR za pomocą kilku prostych kroków i w ramach dobrze zdefiniowanych parametrów. W rezultacie kierownictwo organizacji będzie miało łatwy dostęp do informacji o pracownikach w celu podejmowania decyzji dotyczących tego pracownika, a także pozwoli zaoszczędzić koszty poprzez zmniejszenie liczby osób wymaganych do zarządzania operacjami zasobów ludzkich.