Różnica między zasadami a procedurami

Zasady i regulacje organizacji biznesowej są sformułowane w formie zasady. Są to główne zasady organizacji. Nie należy go mylić z procedurami, ponieważ oba są tworzone przez kierownictwo najwyższego poziomu dla zarządzania średniego i niskiego poziomu. Procedura implikuje sekwencję krok po kroku dla wykonania czynności w organizacji.

Zasady to ogólne oświadczenie określające granice, w których kierownictwo podejmuje decyzje, a tym samym zapewnia spójne działanie. Przeciwnie, procedury sugerują dokładny sposób wykonywania czynności. Wskazuje kolejność obsługi różnych działań biznesowych. W tym artykule znajdziesz wszystkie zasadnicze różnice między zasadami i procedurami,

Treść: Procedury a zasady

1. Wykres porównania
2. Definicja
3. Kluczowe różnice
4. Przykłady
5. Wniosek

Wykres porównania

Podstawa do porównania	Zasady	Procedury
Znaczenie	Precyzyjne stwierdzenie, które zawiera zbiór zasad stanowiących wytyczne do osiągnięcia celów organizacji, nazywa się Polityką.	Procedura jest systematyczną sekwencją działania lub zadania, które jest wstępnie zdefiniowane przez organizację.
Natura	Zasady mają charakter elastyczny, tzn. Dopuszczają wyjątkowe sytuacje.	Procedury są z natury sztywne.
Odzwierciedla	Misja organizacji.	Praktyczne zastosowanie zasad.
Najlepiej wdrożyć, kiedy	W pełni akceptowalny przez ludzi.	Postępuj zgodnie z logicznym procesem.
Na poparcie	Strategie	Programy
Obejmuje	Podejmowanie decyzji	działania

Definicja zasad

Zasady te znane są również jako oświadczenie o mini-misji, sformułowane przez najwyższe kierownictwo, służące jako wytyczne do podjęcia szybkiej i racjonalnej decyzji dotyczącej codziennych działań operacyjnych firmy.

Polityki wpływają na wewnętrzną strukturę i rutynowe działania jednostki, które wymagają okresowego podejmowania decyzji. Na ogół mają one formę zwięzłego oświadczenia. Przy opracowywaniu polityk organizacji należy wziąć pod uwagę kilka punktów:

• Muszą być oparte na przeszłych doświadczeniach, faktach i wiedzy.
• Ludzie, na których wpływ mają te zasady, muszą aktywnie uczestniczyć w ich tworzeniu.
• Muszą zostać zmodyfikowane wraz ze zmianami w działalności jednostki.
• Powinny być wszechstronne i całkowicie akceptowane przez ludzi.

Polityki są integralną częścią dużej organizacji, która pomaga w jej sprawnym funkcjonowaniu. Zapewniają pewne wspólne parametry, w oparciu o które kierownictwo może podejmować konsekwentną decyzję przez długi okres.

Definicja procedury

Harmonogram działań, które należy wykonać jeden po drugim, w ustalonym okresie, z właściwym początkiem i końcem, jest znany jako procedura. Idea procedury została opracowana, aby uniknąć nakładania się działań i przypadkowego sposobu wykonywania czynności. Oszczędza to dużo czasu, a odpowiednia seria działań jest w ramce, co zmniejszy chaos. Procedury są pomyślne dla ukończenia programu. Są one przeznaczone do kierowania pracownikami niższego poziomu organizacji.

W urzędach państwowych procedury nazywane są „czerwonym tapizmem”, w którym należy wykonywać kolejne kroki w wykonywaniu czynności, na przykład w celu sporządzenia prawa jazdy, paszportu lub karty PAN itp. Procedury można sformułować, biorąc pod uwagę następujące kwestie:

• Na podstawie doświadczenia, wiedzy i faktów.
• Są przeznaczone do trudnych zadań.
• Za każdą procedurą musi znajdować się konkretny cel.
• Procedura powinna dać wymagany wynik na końcu.

Kluczowe różnice między politykami i procedurami

Różnica między zasadami i procedurami zarządzania została wyjaśniona jasno w następujących punktach:

1. Zasady są tymi warunkami, które kierują firmą w podejmowaniu decyzji. Procedury są sekwencyjnymi krokami, które kierują ludzi do każdego działania.
2. Zasady nie są twardymi i szybkimi przepisami, ponieważ pozwalają na każdą nadzwyczajną i niekonwencjonalną sytuację. I odwrotnie, procedury mają charakter ścisły, co należy wykonać w serii.
3. Zasady odzwierciedlają ostateczną misję organizacji. W przeciwieństwie do Procedur, które mają na celu pokazanie praktycznego zastosowania zasad.
4. Ustanowiono zasady wspierające strategie, a Procedury są pomocne we wdrażaniu programów.
5. Zasady są zorientowane na decyzje, ale procedury są zorientowane na działanie.
6. Polityki muszą być dokładnie zaakceptowane przez ludzi, którzy są pod ich wpływem. Z drugiej strony procedura powinna przebiegać metodycznie.

Przykłady zasad

• Polityka rekrutacyjna
• Polityka kredytowa
• Zasady dotyczące znaczników
• Polityka prywatności
• Zasady płatności

Przykład procedury

Załóżmy, że należy złożyć zamówienie na materiały, wówczas należy postępować zgodnie z następującą procedurą.

• Krok 1: Dział sklepów prześle zgłoszenie zapotrzebowania do działu zakupów.
• Krok 2: Dział zakupów przeanalizuje i porówna zestawienie komponentów.
• Krok 3: Pozyskiwanie i reklama materiałów.
• Krok 4: Otrzymywanie ofert od różnych dostawców.
• Krok 5: Ocena oferty dotyczącej ceny, jakości, ilości itp.
• Krok 6: Złożenie zamówienia.
• Krok 7: Odbieranie materiałów od dostawców.
• Krok 8: Sprawdzanie materiałów.
• Krok 9: Przygotowanie otrzymanego materiału Uwaga.
• Krok 10: Dokonanie płatności na rzecz dostawców.

Wniosek

Zarówno zasady, jak i procedura są częścią wewnętrznej struktury organizacji, więc są „skierowane do wewnątrz”. Dotyczą zarządzania średniego lub wyższego szczebla. Oba są wytwarzane na krótki okres, dzięki czemu można je okresowo zmieniać bez negatywnego wpływu na zarządzanie firmą. Koncentrują się na poprawie wydajności firmy dzięki działaniom operacyjnym. Nie są ze sobą sprzeczne, ale się uzupełniają. Dlatego idą obok siebie.