Różnica między okresową a wieczystą

Każde środowisko biznesowe, w którym towary fizyczne są kupowane lub sprzedawane, wymaga systemu zarządzania zapasami. W praktyce księgowej istnieją dwa systemy zarządzania zapasami: system okresowy i system wieczysty.

Co to jest układ okresowy?

System okresowych zapasów opiera się na zliczaniu zapasów fizycznych w celu ustalenia kosztów sprzedanych towarów i zapasów; wpisy do księgi głównej są wprowadzane okresowo. Ponieważ system okresowych zapasów wymaga fizycznej inwentaryzacji w celu ustalenia dostępnych towarów, nadaje się do stosowania z niewielkimi ilościami zapasów.

Aby ustalić wartość towarów dostępnych do sprzedaży, weź Inwentarz otwarcia + zakupy. Aby określić koszty sprzedanych towarów, skorzystaj z Kosztów towarów dostępnych do sprzedaży - Zapasy końcowe.

W tym okresie można dokonać wielu zakupów, ale inwentaryzacja zostanie dokonana tylko kilka razy w okresie. Korzystanie z układu okresowego ma kilka wad:

• System nie nadaje się do zakupów dużych zapasów.
• W dowolnym momencie dostępnych jest niewiele informacji dotyczących zapasów.
• Pomiędzy inwentaryzacjami należy oszacować poziomy zapasów, a szacunki często różnią się od stanu zapasów w magazynie.
• Przestarzałe zapasy i straty nie są ujmowane do końca okresu.

Co to jest system wieczny?

System wieczystych zapasów jest metodą księgową dla firm przenoszących duże zapasy. Konta zapasów są stale aktualizowane przy zakupie lub sprzedaży akcji. Rejestruje się także inne przemieszczanie zapasów, takie jak przestarzałe lub uszkodzone zapasy, surowce użyte do produkcji oraz zapasy przeniesione w inne miejsce.

Prawidłowo zarządzany system ciągły zapewni użytkownikowi dokładne dane dotyczące dostępnych zapasów i kosztu sprzedanych towarów. Od czasu do czasu konieczne będzie fizyczne zliczanie zapasów w celu ustalenia, czy zapasy zostały skradzione czy uszkodzone. Zapewni to, że wartości w księgach rachunkowych odzwierciedlają rzeczywiste dostępne zapasy.

Różnica między okresową a wieczystą

• Rachunki okresowe i wieczyste

System okresowy rejestruje koszt towarów sprzedanych dopiero po przeprowadzeniu inwentaryzacji i dokonaniu ogólnych zapisów księgowych; system wieczysty stale aktualizuje rachunki dotyczące zapasów przez cały czas w okresie rozliczeniowym.

• Zakupy związane z okresowymi i wieczystymi

W systemie okresowym jednorazowe zapisanie na koncie zakupów (aktywów) łącznej kwoty zakupu następuje przy zakupie zapasów. Poszczególne jednostki zapasów nie są rejestrowane na rachunkach opartych na towarach.

System wieczysty rejestruje całkowitą ilość zakupionych zapasów, a także rejestruje liczbę jednostek zakupionych pojedynczych przedmiotów. Transakcję można zapisać na koncie gotowych zapasów lub kontach surowców.

• Rachunki sprzedaży okresowe i wieczyste

W przypadku korzystania z systemu okresowego jednorazowy zapis jest dokonywany, gdy towary są sprzedawane z uwzględnieniem kwoty sprzedaży. W przypadku korzystania z systemu wieczystego rejestrowane są dwie transakcje, pierwsza odzwierciedla kwotę sprzedaży, a druga pozycja odzwierciedla koszt sprzedanych towarów.

• Koszt sprzedanych towarów

System okresowy oblicza koszt sprzedanych towarów w przypadku inwentaryzacji za pomocą obliczeń wyjaśnionych powyżej. Pojedyncza kwota jest następnie wprowadzana do ksiąg, aby odzwierciedlić całkowitą ilość zapasów sprzedanych w tym okresie.

System wieczysty aktualizuje koszt sprzedanych towarów za każdym razem, gdy dokonywana jest sprzedaż, tworząc w ten sposób zmiany w czasie rzeczywistym.

• Zamykanie wpisów w okresowych i wieczystych

W przypadku systemu okresowego dokonywane są wpisy zamykające, aby pokazać całkowity koszt sprzedanych towarów i ustalić stan zapasów. W przeciwieństwie do tego, system wieczysty aktualizuje konta w sposób ciągły, dlatego nie są wymagane żadne wpisy końcowe dla kont magazynowych.

• Badanie transakcji okresowych i wieczystych

System okresowy, który nie rejestruje transakcji na poziomie jednostki, utrudnia sprawdzenie, które transakcje zawierają błędy dotyczące zapasów; system wieczysty rejestruje każdą jednostkę zapasów na transakcję, umożliwiając w ten sposób identyfikację błędów popełnionych w związku z zapasami.

• Stawki obrotu w ujęciu okresowym i wieczystym

Wskaźniki finansowe są ważne, aby określić, jak udany jest produkt i jak długo zajmuje sprzedaż określonej pozycji (wskaźnik obrotu zapasów).

System okresowy nie pozwala na obliczanie wskaźnika rotacji zapasów, ponieważ rejestruje tylko towary sprzedawane w ustalonych odstępach czasu; dlatego można podać jedynie ogólny zarys stwierdzający, że pewna ilość przedmiotów została sprzedana od ostatniego inwentaryzacji, bez uwzględnienia produktów, które mogły zostać skradzione lub stać się przestarzałe.

Natomiast system wieczny z dokładnymi danymi o zapasach pozwala użytkownikowi łatwo obliczyć wskaźnik obrotu zapasów dla dowolnego towaru magazynowego. Daje to wyraźny obraz sukcesu produktów.

Periodic vs. Perpetual: Tabela porównawcza

Podsumowanie okresowych a wieczystych

• System okresowy dotyczy małych ilości zapasów; system wieczysty jest najlepszy dla dużych ilości zapasów.
• System okresowy jest aktualizowany poprzez fizyczną inwentaryzację; system wieczysty jest stale aktualizowany.
• System okresowy opiera się na całkowitych kwotach na okres; system wieczysty uwzględnia poszczególne transakcje.
• System okresowy dostarcza dane z perspektywy czasu, podczas gdy system wieczny dostarcza danych w czasie rzeczywistym.